Nebenkostenabrechnung erstellen: Anleitung für Vermieter

Rechtsgrundlagen und Abrechnungspflicht

Die Abrechnung über Vorauszahlungen ist keine freiwillige Leistung, sondern eine gesetzliche Pflicht des Vermieters. Wer im Mietvertrag wirksam vereinbart hat, dass der Mieter Betriebskosten trägt, muss diese nach Ablauf des Abrechnungszeitraums abrechnen. Maßgeblich sind hierfür vor allem das Bürgerliche Gesetzbuch und die Betriebskostenverordnung.

• § 556 BGB – regelt die Vereinbarung über Betriebskosten, die jährliche Abrechnung, die Abrechnungsfrist und die Einwendungsfrist des Mieters.
• § 556a BGB – bestimmt den Abrechnungsmaßstab (Umlageschlüssel), wenn nichts anderes vereinbart ist.
• § 1 und § 2 BetrKV – legen fest, welche Kosten überhaupt Betriebskosten sind und welche Arten umgelegt werden dürfen.
• § 259 BGB – begründet die Rechenschaftspflicht; aus ihr leitet die Rechtsprechung die formellen Mindestanforderungen an eine Abrechnung ab.

Fristen: Wann die Abrechnung beim Mieter sein muss

Die wichtigste Frist betrifft den Zugang der Abrechnung beim Mieter. Nach § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB muss die Abrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Bei einem Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember 2025 läuft die Frist also am 31. Dezember 2026 ab.

Die Frist ist eine Ausschlussfrist. Versäumt der Vermieter sie und hat er die Verspätung zu vertreten, ist nach § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB eine Nachforderung ausgeschlossen. Der Vermieter behält dann nur die bereits geleisteten Vorauszahlungen; einen Fehlbetrag kann er nicht mehr verlangen.

Welche Kosten umlagefähig sind – und welche nicht

Umlagefähig sind nur die in § 2 BetrKV abschließend genannten Betriebskostenarten. Es handelt sich um laufend entstehende Kosten im Sinne von § 1 BetrKV. Die folgende Übersicht fasst die siebzehn Positionen zusammen.

Nicht umlagefähig sind dagegen insbesondere:

• Verwaltungskosten (Hausverwaltung, Buchführung, Kontoführung, Kosten der Abrechnungserstellung).
• Instandhaltung und Instandsetzung (Reparaturen, Wartung mit Reparaturanteil, Erneuerungen).
• Kosten für Leerstand – diese trägt der Vermieter selbst.
• Einmalige Herstellungs- oder Modernisierungskosten.

Die Position 17 („sonstige Betriebskosten") darf nur umgelegt werden, wenn die jeweilige Kostenart im Mietvertrag ausdrücklich benannt ist, etwa die Wartung von Rauchwarnmeldern.

Den richtigen Umlageschlüssel wählen

Der Umlageschlüssel bestimmt, wie die Gesamtkosten auf die einzelnen Mieter verteilt werden. Ist im Mietvertrag nichts vereinbart, gilt nach § 556a Abs. 1 BGB der Flächenmaßstab: Die Kosten werden im Verhältnis der Wohnflächen umgelegt. Verbrauchsabhängige Kosten sind jedoch nach einem Maßstab zu verteilen, der dem unterschiedlichen Verbrauch Rechnung trägt.

Übliche zulässige Schlüssel sind:

• Wohnfläche in Quadratmetern (gesetzlicher Regelfall).
• Personenzahl (häufig bei Wasser oder Müll, sofern vereinbart).
• Erfasster Verbrauch (zwingend bei Heizung und Warmwasser).
• Wohneinheiten, wenn dies sachgerecht und vereinbart ist.

Bei einer vermieteten Eigentumswohnung ohne abweichende Vereinbarung gilt nach § 556a Abs. 3 BGB der in der Eigentümergemeinschaft maßgebliche Verteilerschlüssel. Eine korrekte Umlage setzt voraus, dass die zugrunde gelegte Wohnfläche stimmt. Als Eigentümer können Sie sich im Objektkompass nach kostenloser Anmeldung Daten zu Ihrer Immobilie und ihrem Umfeld anzeigen lassen, die bei der Einordnung des Objekts helfen.

Heizkosten und CO2-Kosten richtig abrechnen

Für Heizung und Warmwasser gilt zusätzlich die Heizkostenverordnung (HeizkostenV). Diese Kosten müssen verbrauchsabhängig abgerechnet werden: Mindestens 50 und höchstens 70 Prozent sind nach dem erfassten Verbrauch zu verteilen, der Rest nach einem Festkostenmaßstab, meist der Wohnfläche. Rechnet der Vermieter pflichtwidrig nicht verbrauchsabhängig ab, darf der Mieter den auf ihn entfallenden Anteil um 15 Prozent kürzen.

Sind fernablesbare Zähler verbaut, verpflichtet § 6a HeizkostenV seit Inkrafttreten der Novelle Ende 2021 dazu, dem Mieter mindestens monatlich Verbrauchsinformationen bereitzustellen – einschließlich Vergleichswerten zum Vorjahr.

Seit 2023 ist außerdem das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG) zu beachten. Die im Brennstoffpreis enthaltenen CO2-Kosten werden nach einem Stufenmodell zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt. Grundlage ist § 3 CO2KostAufG; die konkreten Stufen stehen in der Anlage zum Gesetz.

Formelle Mindestangaben einer ordnungsgemäßen Abrechnung

Eine Abrechnung wahrt die Frist nur, wenn sie formell ordnungsgemäß ist. Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs – abgeleitet aus § 259 BGB – muss sie so gestaltet sein, dass ein durchschnittlicher Mieter sie ohne juristische Hilfe nachvollziehen kann. Erforderlich sind mindestens vier Angaben:

1. eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart;
2. die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels (z. B. Quadratmeter, Personen, Verbrauch);
3. die Berechnung des Anteils des einzelnen Mieters aus den Gesamtkosten;
4. der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen mit Ausweis von Nachzahlung oder Guthaben.

Inhaltliche Fehler – etwa ein Rechenfehler oder ein falsch angesetzter Schlüssel – berühren die Fristwahrung nicht, können aber materiell angegriffen werden. Der Mieter hat zudem ein Recht auf Belegeinsicht: Er darf die zugrunde liegenden Rechnungen, Verträge und Bescheide einsehen.

Einwendungen des Mieters und Korrektur

Nach Zugang der Abrechnung hat der Mieter nach § 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB zwölf Monate Zeit, Einwendungen geltend zu machen. Nach Ablauf dieser Frist sind Einwendungen grundsätzlich ausgeschlossen, sofern den Mieter ein Verschulden trifft – etwa wenn er trotz möglicher Belegeinsicht nicht reagiert hat.

Für den Vermieter bedeutet das: Eine sorgfältig erstellte, formell vollständige Abrechnung schafft beiderseits Rechtssicherheit. Stellt sich nach Fristablauf ein Fehler heraus, kann eine Nachforderung nur dann noch durchgesetzt werden, wenn die ursprüngliche Abrechnung rechtzeitig zugegangen und lediglich inhaltlich zu korrigieren war.