Nebenkosten in der Steuererklärung absetzen: Leitfaden für Vermieter

Rechtsgrundlage: Werbungskosten bei Vermietung und Verpachtung

Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung ermitteln sich als Überschuss der Einnahmen über die Werbungskosten (§ 2 Abs. 2 Nr. 2 EStG). Die maßgeblichen Vorschriften sind § 21 EStG (Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung) und § 9 EStG (Werbungskosten).

Werbungskosten sind nach § 9 Abs. 1 Satz 1 EStG „Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen“. Für die Vermietung bedeutet das: Abziehbar sind grundsätzlich alle Aufwendungen, die wirtschaftlich durch die Vermietung veranlasst sind. § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 2 EStG nennt ausdrücklich die Steuern vom Grundbesitz, sonstige öffentliche Abgaben und Versicherungsbeiträge, soweit sie sich auf das der Einnahmeerzielung dienende Gebäude beziehen.

Diese Aufzählung ist nicht abschließend. Entscheidend bleibt stets der wirtschaftliche Zusammenhang mit der Vermietung. Eingetragen werden die Kosten in der Anlage V Ihrer Einkommensteuererklärung.

Diese Nebenkosten sind als Werbungskosten absetzbar

Praktisch alle laufenden Bewirtschaftungskosten, die Sie als Vermieter tragen, sind Werbungskosten. Dabei ist unerheblich, ob die Kosten auf den Mieter umlagefähig sind oder nicht – maßgeblich ist allein, dass Sie sie wirtschaftlich getragen haben.

Bei einer Eigentumswohnung in der WEG ist das gezahlte Hausgeld grundsätzlich abziehbar, soweit es das vermietete Objekt betrifft – mit einer wichtigen Ausnahme bei der Erhaltungsrücklage (siehe weiter unten).

Das Bruttoprinzip: Umgelegte Nebenkosten sind Einnahmen

Ein häufiges Missverständnis betrifft die vom Mieter gezahlten Nebenkostenvorauszahlungen. Steuerlich gilt das Bruttoprinzip: Sie dürfen die Nebenkosten nicht mit den Einnahmen verrechnen, sondern müssen beide Seiten getrennt ausweisen.

• Einnahmenseite: Alle vom Mieter erhaltenen Beträge sind Einnahmen aus Vermietung – also die Kaltmiete und die Nebenkostenvorauszahlungen bzw. Umlagen (§ 8 Abs. 1, § 21 Abs. 1 EStG). In der Anlage V werden die Umlagen in einer eigenen Zeile erfasst.
• Ausgabenseite: Die von Ihnen tatsächlich gezahlten Nebenkosten ziehen Sie separat als Werbungskosten ab (§ 9 Abs. 1 EStG).

Eine Saldierung – also nur die Differenz anzusetzen – ist steuerlich nicht zulässig. Wirtschaftlich gleicht sich das in der Regel aus, formal müssen aber beide Beträge in voller Höhe erscheinen.

Praktische Folge: Eine Nachzahlung des Mieters aus der Nebenkostenabrechnung ist im Jahr des Zuflusses zusätzliche Einnahme; eine Erstattung an den Mieter mindert im Jahr der Auszahlung die Einnahmen. Wie eine Abrechnung korrekt aufgebaut wird, lesen Sie im Ratgeber zur Nebenkostenabrechnung.

Erhaltungsaufwand sofort absetzen oder verteilen

Reparaturen und Instandsetzungen, die den ursprünglichen Zustand erhalten oder zeitgemäß wiederherstellen, sind Erhaltungsaufwand und damit sofort in voller Höhe als Werbungskosten abziehbar (§ 9 Abs. 1 EStG). Typische Beispiele: Austausch defekter Fenster, Malerarbeiten, Reparatur der Heizung, Erneuerung des Bodenbelags.

Bei größeren Erhaltungsaufwendungen für ein überwiegend Wohnzwecken dienendes Gebäude haben Sie ein Wahlrecht: Nach § 82b EStDV dürfen Sie den Aufwand gleichmäßig auf zwei bis fünf Jahre verteilen. Das kann sinnvoll sein, um die steuerliche Wirkung über mehrere Jahre mit höherem Steuersatz zu nutzen. Die Vorschrift gilt für Gebäude, deren Abschreibung nach § 7 Abs. 4 EStG erfolgt.

Vorsicht bei der 15-Prozent-Grenze nach dem Kauf

Eine besonders wichtige Falle ist die Regelung zu den anschaffungsnahen Herstellungskosten in § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG. Sie greift in den ersten Jahren nach dem Kauf einer Immobilie.

Übersteigen die Aufwendungen für Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen innerhalb von drei Jahren nach der Anschaffung ohne Umsatzsteuer 15 Prozent der Gebäude-Anschaffungskosten, gelten sie insgesamt als Herstellungskosten. Folge: Sie sind dann nicht sofort absetzbar, sondern nur über die jährliche Abschreibung.

Ausgenommen sind nur Erweiterungen und die jährlich üblicherweise anfallenden Erhaltungsarbeiten (§ 6 Abs. 1 Nr. 1a Satz 2 EStG). Wer kurz nach dem Kauf umfangreich renoviert, sollte die Kosten daher im Blick behalten, um die Grenze nicht ungewollt zu überschreiten. Maßgeblich ist der auf das Gebäude entfallende Kaufpreisanteil; eine erste Orientierung zur Aufteilung gibt der Bodenrichtwert für den Grund und Boden.

Abschreibung, Schuldzinsen und das Hausgeld bei der WEG

Neben den laufenden Nebenkosten mindern drei weitere Posten Ihre Steuerlast erheblich:

Gebäudeabschreibung (AfA, § 7 EStG): Abgeschrieben wird ausschließlich der Gebäudeanteil, nicht der Grund und Boden. Die linearen Sätze nach § 7 Abs. 4 EStG betragen:

• 2,5 Prozent für vor dem 1.1.1925 fertiggestellte Gebäude,
• 2 Prozent für nach dem 31.12.1924 fertiggestellte Wohngebäude,
• 3 Prozent für Wohngebäude, die nach dem 31.12.2022 fertiggestellt wurden (§ 7 Abs. 4 Satz 2 EStG, eingeführt durch das Jahressteuergesetz 2022).

Schuldzinsen: Zinsen für ein Darlehen zur Anschaffung, Herstellung oder Renovierung der vermieteten Immobilie sind Werbungskosten (§ 9 Abs. 1 EStG). Abziehbar sind nur die Zinsen, nicht der Tilgungsanteil, da die Tilgung eine reine Vermögensumschichtung ist.

Erhaltungsrücklage in der WEG: Hier gilt eine wichtige Besonderheit. Nach dem Urteil des Bundesfinanzhofs vom 14.01.2025 (Az. IX R 19/24) sind Beiträge zur Erhaltungsrücklage nicht schon bei Einzahlung an die Gemeinschaft abziehbar, sondern erst dann, wenn die Gemeinschaft die Mittel tatsächlich für Erhaltungsmaßnahmen verausgabt. Das gilt ausdrücklich auch nach der WEG-Reform und der seither bestehenden Rechtsfähigkeit der Gemeinschaft.

Sonderfall: verbilligte Vermietung an Angehörige

Wer an nahe Angehörige günstiger vermietet, muss die Grenze des § 21 Abs. 2 EStG beachten, damit der volle Werbungskostenabzug erhalten bleibt. Maßstab ist die ortsübliche Marktmiete (Kaltmiete zuzüglich umlagefähiger Kosten).

• Miete mindestens 66 Prozent der ortsüblichen Marktmiete: Die Vermietung gilt als voll entgeltlich, die Werbungskosten sind in voller Höhe abziehbar (§ 21 Abs. 2 Satz 1 EStG).
• Miete unter 66 Prozent: Es ist eine Totalüberschussprognose erforderlich (§ 21 Abs. 2 Satz 2 EStG). Fällt sie positiv aus, bleibt der volle Abzug; fällt sie negativ aus, werden die Werbungskosten nur anteilig im Verhältnis der gezahlten zur ortsüblichen Miete anerkannt.

Eine zu großzügig kalkulierte Miete für Familienangehörige kann also dazu führen, dass ein Teil der Nebenkosten und Abschreibungen steuerlich verloren geht. Dokumentieren Sie die ortsübliche Vergleichsmiete daher sorgfältig.