Checkliste für den Hausverkauf: Alle Unterlagen im Blick

Warum vollständige Unterlagen über den Verkaufserfolg entscheiden

Wer ein Haus verkauft, verkauft zugleich dessen Geschichte in Papierform. Kaufinteressenten, Banken und am Ende der Notar verlangen belastbare Nachweise zu Eigentum, Flächen, Belastungen und energetischem Zustand. Fehlt ein zentrales Dokument, verzögert sich der Verkauf – oder ein Interessent springt ab.

Hinzu kommt: Als Verkäufer trifft Sie eine Offenbarungspflicht. Wesentliche Mängel, die ein Käufer nicht ohne Weiteres erkennen kann, müssen Sie offenlegen. Ein im Kaufvertrag vereinbarter Gewährleistungsausschluss schützt Sie nach § 444 BGB nicht, wenn Sie einen Mangel arglistig verschweigen. Sauber dokumentierte Unterlagen sind deshalb nicht nur Verkaufshilfe, sondern auch Ihr Schutz vor späteren Ansprüchen.

Pflichtunterlagen: Was rechtlich nicht fehlen darf

Einige Unterlagen sind beim Verkauf nicht verhandelbar. Allen voran der Energieausweis: Nach § 80 Abs. 3 und 4 Gebäudeenergiegesetz (GEG) müssen Sie Kaufinteressenten spätestens bei der Besichtigung einen gültigen Energieausweis zugänglich machen oder gut sichtbar aushängen. Spätestens beim Vertragsabschluss ist dem Käufer eine Kopie zu übergeben oder das Original auszuhändigen.

Schalten Sie eine kommerzielle Immobilienanzeige, müssen daraus nach § 87 GEG Pflichtangaben hervorgehen: Art des Energieausweises (Bedarfs- oder Verbrauchsausweis), End­energiebedarf oder -verbrauch, wesentlicher Energieträger, Baujahr und – sofern ausgewiesen – die Energieeffizienzklasse.

Ebenfalls zwingend für die Abwicklung ist ein aktueller Grundbuchauszug. Er weist Eigentum, Grundpfandrechte und Rechte Dritter aus; Notar und Käufer benötigen ihn zur Prüfung. Das Grundbuch ist in der Grundbuchordnung (GBO) geregelt; den Auszug erhalten Sie beim zuständigen Amtsgericht – häufig holt ihn der Notar selbst ein.

Die Unterlagen-Checkliste im Überblick

Die folgende Tabelle ordnet die wichtigsten Dokumente danach, ob sie verpflichtend, dringend empfohlen oder nur für bestimmte Objekte erforderlich sind. So sehen Sie auf einen Blick, was Sie noch beschaffen müssen.

Nicht jedes Dokument ist für jedes Objekt nötig. Ein freistehendes Einfamilienhaus benötigt keine Teilungserklärung; bei einer Eigentumswohnung ist sie dagegen unverzichtbar.

Sonderfall Eigentumswohnung: Diese Dokumente kommen hinzu

Verkaufen Sie eine Eigentumswohnung, strukturiert die Teilungserklärung samt Gemeinschaftsordnung das gesamte Objekt. Sie legt fest, was Sonder- und was Gemeinschaftseigentum ist und welche Rechte und Pflichten daran hängen. Käufer und Notar prüfen sie genau – fehlt sie, stockt der Verkauf.

Ergänzend sollten Sie bereithalten:

• Aufteilungsplan – die genehmigte Bauzeichnung mit den Eigentumsgrenzen.
• Protokolle der Eigentümerversammlungen der letzten Jahre – sie zeigen beschlossene und anstehende Maßnahmen.
• Wirtschaftsplan und Hausgeldabrechnungen – sie machen die laufenden Kosten transparent.
• Nachweis der Instandhaltungsrücklage – ein wichtiger Werthinweis für Käufer.
• Verwaltervertrag beziehungsweise Angaben zur Verwaltung.

Diese Unterlagen erhalten Sie in der Regel über die WEG-Verwaltung. Planen Sie für die Beschaffung etwas Vorlauf ein, da Verwaltungen Anfragen nicht immer kurzfristig bearbeiten.

Vom Notartermin bis zur Eigentumsumschreibung

Ein Grundstückskaufvertrag ist nach § 311b Abs. 1 Satz 1 BGB notariell zu beurkunden. Ohne diese Form ist der Vertrag unwirksam. Der gesamte maßgebliche Inhalt – einschließlich wesentlicher Nebenabreden – muss in die Urkunde. Der Notar klärt beide Seiten über die rechtliche Tragweite auf (§ 17 Beurkundungsgesetz).

Der Eigentumsübergang erfolgt in mehreren Schritten:

1. Beurkundung des Kaufvertrags beim Notar.
2. Auflassungsvormerkung nach § 883 BGB – sie sichert den Anspruch des Käufers auf Eigentumsübertragung gegen Doppelverkäufe oder neue Belastungen.
3. Auflassung nach § 925 BGB – die dingliche Einigung über den Eigentumsübergang.
4. Eintragung des neuen Eigentümers im Grundbuch. Erst damit wechselt das Eigentum.

Für den Notartermin benötigen Sie als Verkäufer üblicherweise einen aktuellen Grundbuchauszug, einen gültigen Ausweis, bei Wohnungen Teilungserklärung und Aufteilungsplan sowie Angaben zu bestehenden Belastungen. Läuft noch ein Immobiliendarlehen, klären Sie frühzeitig die Ablösung mit Ihrer Bank: Bei vorzeitiger Rückzahlung kann eine Vorfälligkeitsentschädigung anfallen (§§ 490, 502 BGB).

Kosten, Steuern und Wertfragen klären

Wer trägt was? In der Praxis übernimmt der Käufer typischerweise Grunderwerbsteuer, Notar- und Grundbuchkosten. Die Grunderwerbsteuer richtet sich nach Landesrecht und bewegt sich je nach Bundesland in einer Spanne von 3,5 % bis 6,5 % des Kaufpreises (Grundlage: Grunderwerbsteuergesetz, GrEStG). Als Verkäufer tragen Sie regelmäßig die Kosten für die Löschung alter Grundschulden, um das Objekt lastenfrei zu übergeben.

Steuerlich relevant für Sie ist die Spekulationssteuer: Nach § 23 EStG ist der Gewinn aus einem privaten Immobilienverkauf steuerpflichtig, wenn zwischen Anschaffung und Verkauf nicht mehr als zehn Jahre liegen. Eine wichtige Ausnahme gilt bei Eigennutzung: Wurde die Immobilie im Verkaufsjahr und in den beiden vorangegangenen Jahren selbst bewohnt – oder seit Anschaffung durchgehend zu eigenen Wohnzwecken genutzt –, bleibt der Verkauf in der Regel steuerfrei.

Beauftragen Sie einen Makler, gilt bei Einfamilienhäusern und Eigentumswohnungen gegenüber Verbrauchern die Provisionsteilung nach §§ 656c, 656d BGB: Wer den Makler beauftragt, darf die Kosten nicht einseitig vollständig auf die andere Seite abwälzen.