Ratgeber · Vermieten
Wer vermietet, muss einmal jährlich über die Betriebskosten abrechnen. Dieser Ratgeber zeigt, welche Kosten Sie umlegen dürfen, welche Fristen das Gesetz vorgibt und wie eine formell korrekte Abrechnung aufgebaut ist.
Betriebskosten sind nach § 1 Abs. 1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen. Entscheidend ist das Wort „laufend“: Es geht um wiederkehrende Kosten, nicht um einmalige Investitionen.
Ausdrücklich nicht umlagefähig sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV zwei große Posten:
Diese Kosten trägt der Eigentümer. Wer sie in die Abrechnung mischt, riskiert, dass der Mieter die Zahlung anteilig verweigert.
Betriebskosten dürfen Sie nur auf den Mieter umlegen, wenn das im Mietvertrag wirksam vereinbart ist (§ 556 Abs. 1 BGB). Üblich ist ein Verweis auf die „Betriebskosten nach § 2 BetrKV“. Fehlt eine solche Klausel, sind die Kosten mit der Grundmiete abgegolten.
§ 2 BetrKV zählt abschließend die Kostenarten auf, die Sie bei entsprechender Vereinbarung umlegen dürfen. Eine eigene „neue“ Position kann der Vermieter nicht erfinden — alles muss sich diesem Katalog zuordnen lassen.
| Nr. | Kostenart | Beispiele |
|---|---|---|
| 1 | Laufende öffentliche Lasten | vor allem die Grundsteuer |
| 2 | Wasserversorgung | Frischwasser, Grundgebühr, Zähler |
| 3 | Entwässerung | Schmutz- und Niederschlagswasser |
| 4 | Heizung | Brennstoff, Betriebsstrom, Wartung |
| 5 | Warmwasser | Erwärmung, Betriebsstrom |
| 6 | Verbundene Anlagen | kombinierte Heiz-/Warmwasseranlage |
| 7 | Aufzug | Strom, Wartung, Prüfung |
| 8 | Straßenreinigung, Müll | Gebühren, Tonnenmiete |
| 9 | Gebäudereinigung | Treppenhaus, Ungezieferbekämpfung |
| 10 | Gartenpflege | Pflege der Grünflächen |
| 11 | Beleuchtung | Allgemeinstrom, Außenbeleuchtung |
| 12 | Schornsteinreinigung | Kehrgebühren |
| 13 | Sach- und Haftpflichtversicherung | Gebäude-, Haftpflicht-, Glasversicherung |
| 14 | Hauswart | Vergütung, soweit keine Verwaltung/Reparatur |
| 15 | Gemeinschaftsantenne / Breitband | Betrieb, Wartung |
| 16 | Waschküche | Betriebsstrom, Wartung |
| 17 | Sonstige Betriebskosten | z. B. Wartung Rauchwarnmelder, Dachrinnenheizung |
Bei den sonstigen Betriebskosten (§ 2 Nr. 17 BetrKV) gilt eine Besonderheit: Sie müssen im Mietvertrag konkret benannt sein. Ein pauschaler Verweis auf „sonstige Betriebskosten“ genügt nicht; der Mieter muss vorher erkennen können, welche Posten gemeint sind.
Aktuell: Das frühere „Nebenkostenprivileg“ für Kabelfernsehen ist zum 1. Juli 2024 entfallen. Sammelverträge fürs Kabel-TV dürfen seitdem grundsätzlich nicht mehr pauschal über die Betriebskosten auf alle Mieter umgelegt werden. Welche Posten in Ihrer Lage typisch sind, hängt auch vom Umfeld ab — Daten zu Ihrem Objekt sehen Sie nach kostenloser Anmeldung im Objektkompass.
Über die Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen — meist das Kalenderjahr.
Die zentrale Frist regelt § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Für das Abrechnungsjahr 2025 ist das der 31. Dezember 2026.
Versäumen Sie diese Frist, ist eine Nachforderung nach § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB grundsätzlich ausgeschlossen — es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (etwa weil ein Versorger zu spät abgerechnet hat). Ein Guthaben des Mieters müssen Sie dagegen auch bei verspäteter Abrechnung auszahlen.
Spiegelbildlich hat der Mieter eine eigene Frist: Einwendungen gegen die Abrechnung muss er nach § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang mitteilen. Danach sind seine Einwendungen grundsätzlich ausgeschlossen (Satz 6).
Maßgeblich für das Auslösen der Frist ist nur eine formell ordnungsgemäße Abrechnung. Eine unvollständige Abrechnung wahrt die Frist nicht. Reine Rechen- oder Verteilungsfehler betreffen dagegen die inhaltliche Richtigkeit und können auch später noch — innerhalb der Frist zugunsten beider Seiten, danach nur noch zugunsten des Mieters — korrigiert werden.
Der Umlageschlüssel entscheidet, welcher Anteil der Gesamtkosten auf die einzelne Wohnung entfällt. § 556a Abs. 1 BGB gibt die Reihenfolge vor:
Im Mietvertrag können Sie abweichende Maßstäbe vereinbaren, etwa nach Personenzahl oder Wohneinheiten. Die rechnerische Grundlage — vor allem die Wohnfläche und ihr Anteil an der Gesamtfläche — sollten Sie sauberer Dokumentation entnehmen, nicht schätzen.
Wirtschaftlichkeitsgebot: Nach § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB dürfen Sie nur erforderliche und wirtschaftlich angemessene Kosten umlegen. Unwirtschaftlich überhöhte Ausgaben — etwa ein deutlich zu teurer Dienstleister ohne sachlichen Grund — muss der Mieter nicht tragen.
Steht eine Wohnung leer, trägt grundsätzlich der Eigentümer die auf diese Fläche entfallenden Betriebskosten; sie dürfen nicht auf die übrigen Mieter abgewälzt werden. Bei Gebäuden mit Wohn- und Gewerbenutzung kann ein Vorwegabzug nötig sein, wenn die Gewerbeflächen einzelne Kostenarten spürbar stärker verursachen — damit die Wohnungsmieter nicht für gewerbliche Mehrkosten aufkommen.
Heiz- und Warmwasserkosten unterliegen einer eigenen Verordnung, der Heizkostenverordnung (HeizkostenV). Sie schreibt eine verbrauchsabhängige Abrechnung vor: Nach § 7 Abs. 1 HeizkostenV sind bei zentralen Anlagen mindestens 50 % und höchstens 70 % der Heizkosten nach erfasstem Verbrauch zu verteilen, der Rest nach Wohn- oder Nutzfläche.
Wird entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Mieter seinen Heiz- und Warmwasseranteil nach § 12 Abs. 1 HeizkostenV um 15 Prozent kürzen. Eine fehlende Verbrauchserfassung kann Sie also bares Geld kosten.
Mit dem CO2-Kostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG) tragen Vermieter seit dem 1. Januar 2023 einen Teil der CO2-Bepreisung beim Heizen. Ein Stufenmodell mit zehn Stufen verteilt die CO2-Kosten zwischen Vermieter und Mieter: Maßstab ist der CO2-Ausstoß pro Quadratmeter Wohnfläche und Jahr. Je schlechter die energetische Effizienz des Gebäudes, desto höher der Anteil des Vermieters — er reicht von 0 % bei sehr effizienten bis zu 95 % bei besonders unsanierten Gebäuden. Den Einstufungswert liefert in der Regel die Brennstoff- bzw. Heizkostenabrechnung.
Damit die Abrechnung die Fristen wahrt und nachvollziehbar ist, verlangt die ständige Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (BGH) vier Mindestbestandteile pro Kostenart:
Praktisch gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:
Der Mieter hat ein Recht auf Belegeinsicht: Auf Verlangen müssen Sie ihm Einsicht in die Originalbelege gewähren. Bewahren Sie die Unterlagen also geordnet auf. Die Grundsteuer als größten öffentlichen Posten erläutern wir in unserem Ratgeber zur Grundsteuer.
Hinweis zur Abgrenzung: Eine Betriebskostenabrechnung ist keine Wertermittlung. Wenn Sie Ihre Immobilie verkaufen oder neu vermieten möchten, sind dafür eine Immobilienbewertung oder im Streitfall ein unabhängiges Verkehrswertgutachten die richtigen Instrumente — beides hat mit der laufenden Nebenkostenabrechnung nichts zu tun.
Stand 2026. Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind die jeweils geltenden Gesetze; landesrechtliche Details können abweichen.
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