Nebenkostenabrechnung: Fristen und Verjährung im Überblick

Die jährliche Abrechnungspflicht und der Abrechnungszeitraum

Haben Sie mit Ihrem Mieter Vorauszahlungen auf die Betriebskosten vereinbart, sind Sie nach § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB verpflichtet, hierüber jährlich abzurechnen. Dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen; üblich ist das Kalenderjahr (1. Januar bis 31. Dezember).

Anders liegt es bei einer vereinbarten Betriebskostenpauschale (§ 556 Abs. 2 BGB): Hier zahlt der Mieter einen festen Betrag, eine jährliche Abrechnung findet nicht statt und ist auch nicht zulässig. Nachzahlungen oder Guthaben entstehen in diesem Modell grundsätzlich nicht.

Ein kürzerer Zeitraum (sogenanntes Rumpfjahr) ist zulässig, etwa bei Mietbeginn oder Mietende mitten im Jahr. Eine Verlängerung über zwölf Monate hinaus ist für die ordnungsgemäße Jahresabrechnung dagegen ausgeschlossen.

Die Zwölf-Monats-Frist: Bis wann die Abrechnung beim Mieter sein muss

Die zentrale Vorschrift für Vermieter ist § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB: Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Entscheidend ist nicht das Erstellungs- oder Absendedatum, sondern der Zugang beim Mieter.

Für das gängige Kalenderjahr bedeutet das:

Diese Frist ist bei der Wohnraummiete zwingend. Vertragliche Klauseln, die sie zu Lasten des Mieters verlängern, sind nach § 556 Abs. 4 BGB unwirksam.

Frist versäumt: Wann Nachforderungen ausgeschlossen sind

Wird die Zwölf-Monats-Frist überschritten, greift die Ausschlussfrist des § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB: Die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ist dann ausgeschlossen. Ein etwaiges Guthaben des Mieters bleibt dagegen bestehen und ist auszuzahlen.

Das Gesetz kennt eine wichtige Ausnahme: Hat der Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten, bleibt die Nachforderung möglich. Klassisches Beispiel ist eine verspätete, nicht beeinflussbare Abrechnung des Energieversorgers oder einer Behörde. Die Darlegungs- und Beweislast hierfür trägt jedoch der Vermieter.

Verjährung: Die Drei-Jahres-Frist für Nachzahlung und Guthaben

Neben der Ausschlussfrist gilt die regelmäßige Verjährung von drei Jahren nach § 195 BGB. Sie beginnt gemäß § 199 Abs. 1 BGB mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist – also mit Zugang einer ordnungsgemäßen Abrechnung.

Ein Beispiel: Geht die Abrechnung im November 2026 zu, beginnt die Verjährung am 31.12.2026; die Nachforderung verjährt mit Ablauf des 31.12.2029. Dasselbe gilt spiegelbildlich für den Erstattungsanspruch des Mieters bei einem Guthaben.

Wichtig ist die saubere Trennung beider Fristen:

• Ausschlussfrist (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB): betrifft nur die rechtzeitige Erstellung der Abrechnung. Wird sie versäumt, ist die Nachforderung in der Regel sofort verloren.
• Verjährung (§§ 195, 199 BGB): betrifft die Durchsetzung eines wirksam entstandenen, fristgerecht abgerechneten Anspruchs.

Die Einwendungsfrist des Mieters

Auch der Mieter steht unter Zeitdruck. Nach § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB muss er Einwendungen gegen die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitteilen. Versäumt er diese Frist, kann er nach Satz 6 Einwendungen grundsätzlich nicht mehr geltend machen – es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Für Sie als Vermieter bedeutet das: Sobald die Einwendungsfrist abgelaufen ist und keine begründeten Einwände erhoben wurden, gewinnt Ihre Abrechnung an Bestandskraft. Voraussetzung ist allerdings eine formell ordnungsgemäße Abrechnung, denn nur sie setzt die Frist überhaupt in Gang.

Im Rahmen der Prüfung hat der Mieter nach § 556 Abs. 4 BGB ein Recht auf Belegeinsicht. Verweigern Sie diese, kann der Mieter die Nachzahlung nach § 273 BGB zurückbehalten, bis Sie die Einsicht ermöglichen.

Formelle Mindestangaben und umlagefähige Kosten

Damit eine Abrechnung wirksam ist und die Fristen auslöst, verlangt der Bundesgerichtshof in ständiger Rechtsprechung vier Grundangaben:

1. Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart;
2. Angabe des Verteilerschlüssels (z. B. Wohnfläche, Verbrauch);
3. Berechnung des Anteils des Mieters;
4. Abzug der geleisteten Vorauszahlungen und Ausweis des Saldos.

Umlagefähig sind nur die in § 2 BetrKV abschließend aufgezählten Betriebskostenarten (etwa Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müll, Versicherungen, Gartenpflege, Hauswart). Verwaltungskosten sowie Instandhaltung und Reparaturen sind nach § 1 BetrKV ausdrücklich keine Betriebskosten und dürfen nicht umgelegt werden.

Fehlt eine Vereinbarung über den Umlageschlüssel, gilt nach § 556a Abs. 1 BGB die Verteilung nach Wohnfläche; verbrauchsabhängige Kosten richten sich nach dem erfassten Verbrauch. Heiz- und Warmwasserkosten sind nach der Heizkostenverordnung zu mindestens 50 bis 70 Prozent verbrauchsabhängig abzurechnen. Bei einem Verstoß darf der Mieter seinen Anteil nach § 12 HeizkostenV um 15 Prozent kürzen.

Sonderfall: vermietete Eigentumswohnung

Besitzen Sie eine vermietete Eigentumswohnung, müssen Sie zwei Abrechnungen klar auseinanderhalten. Die Hausgeldabrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft nach § 28 WEG richtet sich an Sie als Eigentümer und enthält auch nicht umlagefähige Positionen wie die Erhaltungsrücklage und Verwaltungskosten.

Gegenüber Ihrem Mieter dürfen Sie diese WEG-Abrechnung jedoch nicht einfach weiterreichen. Sie müssen eine eigene Betriebskostenabrechnung erstellen, die nur die umlagefähigen Positionen nach § 2 BetrKV enthält und der Zwölf-Monats-Frist des § 556 Abs. 3 BGB unterliegt – unabhängig davon, wann die WEG-Abrechnung vorliegt.

Verzögert sich die Hausgeldabrechnung, befreit Sie das nicht automatisch von Ihrer mietrechtlichen Frist. Ein Bezug zu Bodenwert, Lage und Grundsteuer Ihres Objekts kann zusätzlich hilfreich sein – mehr dazu in unseren Ratgebern zu Grundsteuer und Bodenrichtwert.