Nebenkosten berechnen und die Vorauszahlung richtig festlegen

Nebenkosten und Betriebskosten — was umgelegt werden darf

Im Mietrecht ist der korrekte Begriff Betriebskosten. Umgangssprachlich spricht man von Nebenkosten oder der „zweiten Miete“. Maßgeblich ist § 556 Abs. 1 BGB: Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum oder den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Grundstücks und Gebäudes laufend entstehen.

Welche Kosten konkret umlagefähig sind, regelt die Betriebskostenverordnung (BetrKV) abschließend. § 2 BetrKV listet 17 Kostenarten auf — nur diese (und ausdrücklich vereinbarte „sonstige Betriebskosten“) dürfen Sie auf Ihre Mieter umlegen, und das auch nur, wenn die Umlage im Mietvertrag wirksam vereinbart wurde.

Die Grundsteuer als Position 1 berechnen viele Eigentümer im Zuge der laufenden Bewirtschaftung neu; Hintergründe dazu finden Sie in unserem Ratgeber zur Grundsteuer.

Welche Kosten Sie NICHT umlegen dürfen

Genauso wichtig wie der Katalog der umlagefähigen Kosten ist die Abgrenzung. § 1 Abs. 2 BetrKV nimmt zwei große Kostengruppen ausdrücklich aus:

• Verwaltungskosten — etwa die Kosten der Hausverwaltung, der Geschäftsführung, Aufsicht, Bank- und Kontoführung (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV).
• Instandhaltung und Instandsetzung — also alle Kosten, die der Erhaltung des bestimmungsgemäßen Gebrauchs dienen: Reparaturen, Austausch defekter Bauteile, Erneuerungen (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV).

Diese Positionen tragen Sie als Eigentümer aus der Nettokaltmiete. Sie dürfen sie nicht in die Betriebskostenabrechnung schmuggeln. Nicht umlagefähig sind nach allgemeiner Auffassung außerdem die Bildung von Instandhaltungsrücklagen, Reparaturen an Heizung, Dach oder Fassade sowie Rechts- und Prozesskosten.

Umlageschlüssel: Wohnfläche als gesetzlicher Standard

Stehen die umlagefähigen Gesamtkosten des Hauses fest, müssen sie auf die einzelnen Wohnungen verteilt werden. Den Maßstab dafür regelt § 556a BGB.

Ist im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, gilt der Anteil der Wohnfläche als gesetzlicher Auffangmaßstab (§ 556a Abs. 1 Satz 1 BGB). Das ist der häufigste und rechtssicherste Schlüssel. Andere Schlüssel — etwa nach Personenzahl oder Wohneinheiten — sind zulässig, müssen aber im Vertrag vereinbart sein.

Für verbrauchsabhängige Kosten wie Wasser oder Heizung tritt der erfasste Verbrauch an die Stelle der Fläche, sofern entsprechende Zähler vorhanden sind. Bei vermieteten Eigentumswohnungen gilt seit dem 1. Dezember 2020 mangels Vereinbarung der Schlüssel, der in der WEG-Gemeinschaft angewandt wird (§ 556a Abs. 3 BGB) — meist nach Miteigentumsanteilen.

Weil die Wohnfläche der zentrale Schlüssel ist, lohnt sich ein genauer Blick auf die tatsächlichen Flächendaten Ihres Objekts. Nach kostenloser Anmeldung sehen Sie im Objektkompass die hinterlegten Daten zu Ihrer Immobilie und haben so eine belastbare Grundlage für die Umlage.

Heizkosten: die zwingende Verbrauchsabrechnung

Heiz- und Warmwasserkosten folgen eigenen, zwingenden Regeln aus der Heizkostenverordnung (HeizkostenV). Diese geht dem allgemeinen Flächenmaßstab vor und kann vertraglich nicht abbedungen werden.

• Verbrauchserfassung: Heiz- und Warmwasserkosten sind grundsätzlich verbrauchsabhängig zu erfassen und abzurechnen (§ 6 HeizkostenV).
• Aufteilung 50–70 %: Nach § 7 Abs. 1 HeizkostenV sind mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heizkosten nach dem erfassten Wärmeverbrauch zu verteilen. Der Rest wird nach Wohn-/Nutzfläche oder umbautem Raum umgelegt. Für Warmwasser gilt § 8 HeizkostenV entsprechend.

Stellen Sie von Eigenversorgung auf gewerbliche Wärmelieferung (Contracting) um, sind die Voraussetzungen des § 556c BGB einzuhalten.

So berechnen Sie die monatliche Vorauszahlung

Bei der Vorauszahlung zahlt der Mieter monatlich einen Abschlag, über den Sie einmal jährlich abrechnen. Davon zu unterscheiden ist die Pauschale, bei der nicht abgerechnet wird (§ 556 Abs. 2 BGB). Vorauszahlungen dürfen Sie nur in angemessener Höhe vereinbaren (§ 556 Abs. 2 Satz 2 BGB) — sie sollen sich an den voraussichtlich tatsächlichen Kosten orientieren.

Mit der Wohnfläche als Grundlage rechnen Sie in vier Schritten:

1. Jährliche umlagefähige Betriebskosten des Hauses ermitteln (ohne Verwaltung und Instandhaltung).
2. Diese Summe durch die Gesamtwohnfläche teilen → Kosten pro m² und Jahr.
3. Durch 12 teilen → Kosten pro m² und Monat.
4. Mit der Wohnfläche der einzelnen Wohnung multiplizieren → monatliche Vorauszahlung.

Die Werte dienen nur der Veranschaulichung des Rechenwegs; setzen Sie stets Ihre realen Kosten ein.

Liegen Ihnen noch keine eigenen Vorjahreszahlen vor, hilft der bundesweite Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbundes zur Plausibilisierung. Für das Abrechnungsjahr 2022 weist der DMB einen Durchschnitt von 2,28 €/m²/Monat aus; fallen alle Kostenarten an, kann die „zweite Miete“ deutlich darüber liegen. Solche Durchschnittswerte ersetzen jedoch keine konkrete Kalkulation auf Basis Ihrer tatsächlichen Kosten.

Abrechnung, Fristen und Anpassung der Vorauszahlung

Wer Vorauszahlungen vereinbart, ist zur jährlichen Abrechnung verpflichtet. Dabei gelten harte Fristen aus § 556 Abs. 3 BGB:

• Abrechnungsfrist: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen.
• Nachforderungsausschluss: Versäumen Sie diese Frist schuldhaft, können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Ein Guthaben des Mieters müssen Sie dagegen weiterhin erstatten.
• Einwendungsfrist: Der Mieter muss Einwendungen seinerseits innerhalb von 12 Monaten nach Zugang der Abrechnung erheben.

Ergibt die Abrechnung eine erhebliche Nachzahlung oder ein Guthaben, dürfen beide Seiten die Vorauszahlung auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Wichtig: Eine Anpassung knüpft an die Abrechnung an — eine rein vorsorgliche Erhöhung „auf Verdacht“ ist nicht vorgesehen.

Der Mieter darf außerdem die zugrunde liegenden Belege einsehen; dieser Anspruch folgt aus der allgemeinen Rechnungslegungspflicht des § 259 BGB. Halten Sie Rechnungen und Verträge daher geordnet bereit.