Hausgeldabrechnung verstehen und absetzen

Hausgeld und Jahresabrechnung – wo der Unterschied liegt

Als Eigentümer einer Eigentumswohnung zahlen Sie Monat für Monat Hausgeld an die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Der Begriff „Hausgeld“ steht in keinem Gesetz – gemeint sind die laufenden Vorschüsse, die jeder Eigentümer nach dem beschlossenen Wirtschaftsplan auf die gemeinschaftlichen Kosten leistet. Die Pflicht dazu folgt aus § 16 Abs. 2 WEG: Die Lasten des gemeinschaftlichen Eigentums sowie die Kosten der Erhaltung und Verwaltung tragen die Eigentümer grundsätzlich nach dem Verhältnis ihrer Miteigentumsanteile.

Die Hausgeldabrechnung – juristisch die Jahresabrechnung nach § 28 WEG – kommt erst danach. Sie stellt die im Jahr tatsächlich angefallenen Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft den geleisteten Vorschüssen gegenüber. Vereinfacht:

• Hausgeld = laufende Vorauszahlung nach Wirtschaftsplan (§ 28 Abs. 1 WEG).
• Jahresabrechnung = nachträgliche Abrechnung dieser Vorschüsse mit den realen Kosten (§ 28 Abs. 2 WEG).

Die Erstellung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung gehört nach § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG ausdrücklich zur ordnungsmäßigen Verwaltung. Sie haben darauf einen Anspruch – seit der WEG-Reform 2020 richtet sich dieser nicht mehr gegen den Verwalter, sondern gegen die rechtsfähige Gemeinschaft (§ 9a WEG).

Was seit der WEG-Reform 2020 beschlossen wird: die Abrechnungsspitze

Bis Ende 2020 genehmigte die Eigentümerversammlung „die Jahresabrechnung“ als Ganzes. Seit der WEG-Reform zum 1. Dezember 2020 ist das anders. Beschlossen wird nach § 28 Abs. 2 WEG nur noch über die Anpassung der Vorschüsse aufgrund der Abrechnung – also über Nachzahlungen und Vorschussanpassungen. Diese Differenz zwischen Ihren gezahlten Vorschüssen und Ihrem Anteil an den tatsächlichen Kosten heißt Abrechnungsspitze.

Die Abrechnung selbst dient damit der Rechenschaftslegung; rechtlich verbindlich – und damit anfechtbar – ist der Beschluss über die Abrechnungsspitze. Diese Trennung geht auf die Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs zurück (BGH, Urteil vom 20.07.2018 – V ZR 261/16), die der Gesetzgeber in die Reform übernommen hat.

Wichtig zu wissen: Laufendes Hausgeld dürfen Sie nicht einfach zurückhalten, weil eine Abrechnung fehlt. Der BGH lässt insoweit kein Zurückbehaltungsrecht zu – der Anspruch auf die Abrechnung ist getrennt geltend zu machen.

Aufbau der Hausgeldabrechnung: diese Bestandteile gehören hinein

Eine ordnungsmäßige Hausgeldabrechnung besteht aus mehreren, ineinandergreifenden Teilen. Wenn Sie wissen, was wohin gehört, lesen Sie das Zahlenwerk in wenigen Minuten.

Achten Sie besonders auf den Verteilerschlüssel: Heiz- und Warmwasserkosten werden verbrauchsabhängig nach der Heizkostenverordnung umgelegt, andere Kosten meist nach Miteigentumsanteilen oder Wohnfläche – je nachdem, was Ihre Teilungserklärung oder ein Beschluss festlegt. Der seit 2020 verpflichtende Vermögensbericht (§ 28 Abs. 4 WEG) zeigt Ihnen, wie hoch die Erhaltungsrücklage ist – ein wichtiger Indikator für die finanzielle Gesundheit Ihrer Gemeinschaft.

Erhaltungsrücklage: warum sie nicht sofort absetzbar ist

Ein Teil Ihres Hausgeldes fließt nicht in laufende Kosten, sondern in die Erhaltungsrücklage – so heißt sie seit der Reform 2020 offiziell (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG), früher „Instandhaltungsrücklage“. Aus ihr werden später größere Maßnahmen wie Dach, Fassade oder Heizung bezahlt.

Steuerlich ist hier ein verbreiteter Irrtum zu vermeiden. Die Zuführung zur Rücklage ist noch keine abzugsfähige Ausgabe – auch nicht für Vermieter. Denn das Geld gehört zunächst der Gemeinschaft, nicht Ihnen persönlich; ein steuerlicher Aufwand entsteht erst, wenn die Rücklage tatsächlich für eine Erhaltungsmaßnahme verwendet wird. So entschied der Bundesfinanzhof bereits im Urteil vom 26.01.2007 (Az. IX R 19/05).

Für Sie heißt das: Tragen Sie die Rücklagenzuführung nicht voreilig als Kosten ein. Maßgeblich ist der Zeitpunkt, in dem die Gemeinschaft die Mittel für eine konkrete Erhaltungsmaßnahme einsetzt.

Als Vermieter absetzen: Werbungskosten richtig zuordnen

Vermieten Sie Ihre Eigentumswohnung, sind die laufenden Kosten aus der Hausgeldabrechnung grundsätzlich Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung (§ 21, § 9 EStG). Absetzbar sind insbesondere:

• Betriebskosten wie Heizung, Wasser/Abwasser, Müll, Grundsteuer, Gebäudereinigung, Hausmeister, Aufzug, Gemeinschaftsstrom;
• das Verwalterhonorar und sonstige Verwaltungskosten der WEG;
• laufende Reparaturen und Wartungen am Gemeinschaftseigentum;
• tatsächlich aus der Erhaltungsrücklage finanzierte Erhaltungsmaßnahmen – im Jahr ihrer Durchführung, anteilig auf Ihre Wohnung.

Den genauen Zeitpunkt bestimmt das Zufluss-Abfluss-Prinzip des § 11 EStG. Hat Ihr Mieter Betriebskosten als Vorauszahlung getragen, sind diese bei Ihnen sowohl als Einnahme als auch als Werbungskosten zu erfassen – das gleicht sich aus.

Damit das Finanzamt mitspielt, sollten Sie jede Position der Einzelabrechnung sauber den Daten Ihres Objekts zuordnen können. Im Objektkompass sehen Sie nach kostenloser Anmeldung die hinterlegten Eckdaten zu Ihrer Immobilie – von der Mikrolage bis zum Bodenrichtwert – und behalten so Ihre Unterlagen geordnet an einem Ort.

Als Selbstnutzer absetzen: § 35a EStG nutzen

Nutzen Sie die Wohnung selbst, fallen die laufenden Kosten zwar nicht als Werbungskosten an. Trotzdem steckt in Ihrer Hausgeldabrechnung Sparpotenzial: die Steuerermäßigung nach § 35a EStG für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen. Abgezogen wird direkt von der Steuerschuld, nicht vom Einkommen.

Wichtig: Begünstigt ist nur der Arbeits-, Fahrt- und Maschinenkostenanteil – nicht das Material. Die Beträge müssen außerdem unbar gezahlt worden sein.

Umlage auf den Mieter: was weitergegeben werden darf – und was nicht

Als Vermieter dürfen Sie nicht jeden Posten der Hausgeldabrechnung an Ihren Mieter weiterreichen. Maßstab ist die Betriebskostenverordnung (BetrKV) in Verbindung mit § 556 BGB – und Voraussetzung ist immer eine entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag.

Aus der WEG-Jahresabrechnung erstellen Sie also eine eigene Betriebskostenabrechnung für Ihren Mieter und filtern dabei die nicht umlagefähigen Positionen heraus. Die Abrechnung gegenüber dem Mieter muss spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB) – sonst können Sie Nachforderungen in der Regel nicht mehr durchsetzen.