Ratgeber · Vermieten
Wer eine Wohnung vermietet, muss Heizung und Warmwasser nach festen rechtlichen Regeln abrechnen – verbrauchsabhängig, fristgerecht und seit 2023 unter Beteiligung des Vermieters an den CO2-Kosten. Dieser Ratgeber führt Sie Schritt für Schritt durch die Heiz- und Betriebskostenabrechnung.
Anders als die meisten kalten Betriebskosten dürfen Heiz- und Warmwasserkosten nicht einfach nach Wohnfläche umgelegt werden. Maßgeblich ist die Verordnung über die verbrauchsabhängige Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten (Heizkostenverordnung, HeizkostenV). Nach § 4 und § 6 HeizkostenV ist der Gebäudeeigentümer verpflichtet, den Verbrauch der einzelnen Nutzer zu erfassen und die Kosten anteilig nach diesem Verbrauch zu verteilen.
Der Sinn ist einfach: Wer weniger heizt, soll weniger zahlen. Die Verordnung gilt grundsätzlich für alle Gebäude mit zentraler Heiz- oder Warmwasserversorgung, also etwa für ein vermietetes Mehrfamilienhaus mit gemeinsamer Heizanlage. Sie ist zwingendes Recht und geht abweichenden Vereinbarungen im Mietvertrag vor (§ 2 HeizkostenV).
Ausnahmen bestehen vor allem für Gebäude mit nicht mehr als zwei Wohnungen, von denen eine der Eigentümer selbst bewohnt (§ 11 Abs. 1 Nr. 1 HeizkostenV). Hier kann frei vereinbart werden, wie abgerechnet wird. Für das klassische vermietete Mehrparteienhaus gilt die Verordnung dagegen vollständig.
Die Heizkosten werden in zwei Teile aufgeteilt: einen verbrauchsabhängigen Anteil und einen verbrauchsunabhängigen Grundkostenanteil (etwa für Bereitschaft, Leitungsverluste und Anlagenbetrieb). Nach § 7 Abs. 1 HeizkostenV müssen mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heizkosten nach dem erfassten Verbrauch verteilt werden; der Rest wird nach Wohn- oder Nutzfläche umgelegt. In der Praxis ist die 70/30-Verteilung der häufigste Schlüssel.
Für die Warmwasserkosten gilt nach § 8 HeizkostenV dieselbe Systematik (mindestens 50, höchstens 70 Prozent nach Verbrauch). Einen festen Verteilerschlüssel müssen Sie wählen und in der Abrechnung ausweisen.
| Kostenanteil | Verteilung | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Verbrauchsanteil | 50–70 % nach erfasstem Verbrauch | § 7 Abs. 1, § 8 HeizkostenV |
| Grundkostenanteil | 30–50 % nach Wohn-/Nutzfläche | § 7 Abs. 1, § 8 HeizkostenV |
Eine Besonderheit gilt für bestimmte ältere, schlecht gedämmte Gebäude: Werden die Wohnungen überwiegend über ungedämmte (frei liegende) Leitungen der Wärmeverteilung versorgt und ist der individuelle Verbrauch deshalb kaum zuverlässig zu erfassen, schreibt § 7 Abs. 1 Satz 3 HeizkostenV einen festen Verbrauchsanteil von 50 Prozent vor. Welche bauliche Situation an Ihrem Objekt vorliegt, hängt von Baujahr, Dämmstandard und Leitungsführung ab – im Objektkompass sehen Sie nach kostenloser Anmeldung Strukturdaten zu Ihrem Gebäude, die bei dieser Einordnung als erste Orientierung helfen.
Wenn eine gemeinsame Anlage sowohl die Heizung als auch das Warmwasser versorgt (eine sogenannte verbundene Anlage), müssen die Kosten beider Bereiche getrennt ermittelt werden – sonst lässt sich keiner der beiden Posten korrekt nach Verbrauch verteilen. Das regelt § 9 HeizkostenV.
Der Anteil für die Warmwasserbereitung ist seit dem 31. Dezember 2013 grundsätzlich mit einem Wärmemengenzähler zu messen (§ 9 Abs. 2 Satz 1 HeizkostenV). Ist ein solcher Zähler ausnahmsweise nicht vorhanden, wird die für das Warmwasser aufgewendete Wärmemenge rechnerisch nach der gesetzlichen Formel des § 9 Abs. 2 ermittelt:
Q = 2,5 × V × (tw − 10) – dabei ist Q die Wärmemenge für die Wassererwärmung in Kilowattstunden, V das gemessene Warmwasservolumen in Kubikmetern und tw die gemessene oder geschätzte mittlere Warmwassertemperatur in Grad Celsius.
Erst nach dieser Trennung werden Heizkosten (nach § 7) und Warmwasserkosten (nach § 8) jeweils getrennt auf die Nutzer verteilt. Eine fehlerhafte oder fehlende Trennung ist einer der häufigsten Gründe, aus denen Heizkostenabrechnungen vor Gericht beanstandet werden.
Welche einzelnen Positionen überhaupt in die Heiz- und Warmwasserabrechnung einfließen dürfen, ergibt sich aus der Betriebskostenverordnung (BetrKV). § 2 Nr. 4 BetrKV nennt die Kosten der zentralen Heizungsanlage, § 2 Nr. 5 BetrKV die der zentralen Warmwasserversorgung. Voraussetzung ist stets, dass die Umlage von Betriebskosten im Mietvertrag wirksam vereinbart wurde.
| Umlagefähig (Auswahl) | Nicht umlagefähig |
|---|---|
| Brennstoffkosten (Gas, Öl, Pellets) bzw. Fernwärmekosten | Reparatur- und Instandsetzungskosten der Heizung |
| Betriebsstrom der Anlage | Anschaffung/Erneuerung der Heizungsanlage |
| Regelmäßige Wartung und Reinigung | Verwaltungskosten des Vermieters |
| Bedienung, Überwachung, Pflege; Abgasmessung (Schornsteinfeger) | Kosten einer Neuberechnung des Verteilerschlüssels |
| Miete/Leasing und Eichung von Zählern und Heizkostenverteilern; Ablesung und Abrechnung | — |
Regelmäßige Wartung darf umgelegt werden, der Austausch eines defekten Bauteils oder eine Reparatur dagegen nicht. Diese Abgrenzung müssen Sie bei jeder Rechnung des Heizungsbauers vornehmen, bevor Sie den Betrag in die Abrechnung übernehmen.
Die Novelle der Heizkostenverordnung vom Dezember 2021 hat die Anforderungen an die Messtechnik deutlich verschärft. Seit dem 1. Dezember 2021 dürfen nur noch fernablesbare Zähler und Heizkostenverteiler neu eingebaut werden (§ 5 Abs. 2 HeizkostenV). Für ältere, nicht fernablesbare Geräte gilt eine Übergangsfrist: Sie müssen bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ausgetauscht werden (§ 5 Abs. 3 HeizkostenV).
Sind fernablesbare Geräte installiert, müssen Sie den Mietern nach § 6a HeizkostenV eine monatliche Verbrauchsinformation bereitstellen – also unterjährig und nicht erst mit der Jahresabrechnung. Diese Pflicht setzt die europäische Energieeffizienzrichtlinie um und soll bewussteres Heizen fördern.
Fehlen die nach § 5 Abs. 2 oder 3 vorgeschriebenen fernablesbaren Geräte, darf der Mieter seinen Kostenanteil zusätzlich um 3 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV). Die Frist Ende 2026 hat damit unmittelbar finanzielle Folgen für Vermieter.
Seit dem 1. Januar 2023 tragen Vermieter über das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG) einen Teil des nationalen CO2-Preises auf Erdgas und Heizöl mit. Bei Wohngebäuden richtet sich der Vermieteranteil nach einem 10-Stufen-Modell (§ 5 ff. CO2KostAufG): Maßgeblich ist der jährliche CO2-Ausstoß je Quadratmeter Wohnfläche. Je schlechter die energetische Qualität des Gebäudes, desto höher der Anteil, den der Eigentümer übernimmt.
| CO2-Ausstoß (kg/m² pro Jahr) | Anteil Mieter | Anteil Vermieter |
|---|---|---|
| unter 12 | 100 % | 0 % |
| 12 bis unter 17 | 90 % | 10 % |
| 27 bis unter 32 | 60 % | 40 % |
| 37 bis unter 42 | 40 % | 60 % |
| ab 52 | 5 % | 95 % |
Die CO2-Kosten sind kein Bestandteil der Heizkosten im Sinne der HeizkostenV, sondern werden gesondert aufgeteilt. Den auf Sie entfallenden Anteil müssen Sie in der Heizkostenabrechnung transparent ausweisen und vom Mieteranteil abziehen. Die für die Einstufung nötigen Angaben (Brennstoffmenge, Emissionsfaktor, CO2-Kosten) finden Sie auf der Rechnung Ihres Energieversorgers; viele Versorger weisen den Vermieteranteil mittlerweile direkt aus.
Die Heizkostenabrechnung ist Teil der jährlichen Betriebskostenabrechnung. Nach § 556 Abs. 3 BGB müssen Sie diese dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen. Versäumen Sie die Frist und haben dies zu vertreten, können Sie eine Nachforderung in der Regel nicht mehr verlangen – ein etwaiges Guthaben des Mieters müssen Sie dagegen weiterhin auszahlen.
Rechnen Sie entgegen den §§ 7 bis 9 nicht verbrauchsabhängig ab, darf der Mieter den auf ihn entfallenden Anteil nach § 12 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV pauschal um 15 Prozent kürzen. Dieses Kürzungsrecht greift unabhängig davon, ob dem Mieter tatsächlich ein Nachteil entstanden ist.
Die Heizkostenabrechnung berührt nicht den Wert Ihrer Immobilie. Wer wissen möchte, wie das eigene Objekt insgesamt einzuordnen ist, findet eine getrennte Orientierung: allgemeine Hinweise unter Verkehrswert der Immobilie, eine kostenlose Ersteinschätzung erst im konkreten Verkaufs- oder Vermietfall über die Maklerei sowie – für rechtssichere Zwecke – ein unabhängiges, kostenpflichtiges Verkehrswertgutachten. Auch der Bodenrichtwert und Themen der Grundsteuer bleiben davon getrennt.
Stand 2026. Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind die jeweils geltenden Gesetze; landesrechtliche Details können abweichen.
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